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Fiscalité

Afin de vous aider à préparer la paie, les relevés d’impôt, le relevé d’emploi ainsi que vos états financiers, voici des précisions sur certains éléments de nature fiscale.
Dans la majorité des cas, celles-ci s’appuient sur des avis écrits des ministères concernés ainsi que sur des extraits de lois, de règlements et autres documents ministériels. Puisque plusieurs éléments peuvent faire l’objet d’interprétations différentes selon les sources consultées, nous vous recommandons quand même d’effectuer vos propres vérifications afin d’éliminer tout risque d’erreur.

Frais de déplacement

Tels que définis dans les conventions collectives, les frais de déplacement comprennent les frais de transport, les frais de chambre et pension et le temps consacré au transport.

Au provincial, la majorité des frais de déplacement prévus dans la section 23 des conventions collectives ne sont pas imposables. Toutefois, en vertu de l’article 23.01 2) des conventions collectives IC/I, lorsque l’employeur fournit le moyen de transport, il est alors exempté de ces  frais de déplacements. Aussi, selon Revenu Québec, les indemnités pour frais de déplacement ont pour objet de compenser les frais engagés par le salarié. Pour ces raisons, tous les frais de déplacement versés à un salarié sont imposables lorsqu’il utilise le véhicule de l’employeur ou lorsqu’il est passager dans un véhicule. Quant au temps de transport prévu à l’article 23.04 2) a) et à l’article 23.09 4) e), un avis écrit de Revenu Québec en 2001 est venu préciser le caractère non imposable de cette allocation lorsque le salarié utilise son véhicule personnel. Les remboursements et l’indemnité pour les frais de stationnement prévus à l’article 23.02 sont également exclus du calcul du revenu au provincial.

Au fédéral, on considère généralement les frais de déplacement comme étant un revenu pour le salarié. L’Agence du revenu du Canada (ARC) considère le chantier comme étant l’établissement de l’employeur. Dans cette perspective, les dépenses que le salarié engage lors de ses déplacements entre son domicile et le chantier sont réputées l’être pour des fins personnelles. Pour cette raison, l’indemnité quotidienne pour frais de déplacement constitue un revenu imposable pour le salarié. Le temps de transport doit également être inclus dans le calcul du revenu en tout temps au fédéral. En ce qui a trait aux frais de stationnement, ils sont imposables à l’exception de ceux prévus à l’article 23.02 1). Dans ce cas précis, le remboursement des frais de stationnement à partir du deuxième chantier n’a pas à être inclus dans le calcul du revenu.

Au provincial et au fédéral, les frais de chambre et pension et les frais de transport ne sont pas imposables lorsqu’il s’agit d’un déplacement pour un chantier particulier et que les conditions suivantes sont respectées :

• Il s’agit d’un chantier particulier qui concerne des travaux de nature temporaire
• Le salarié possède toujours un lieu de résidence principale et on ne peut raisonnablement s’attendre à ce qu’il y retourne quotidiennement (plus de 80 km)
• Le salarié devra s’absenter de son lieu principal de résidence pour une période d’au moins 36 heures.

À cet effet, nous vous conseillons de demander à vos travailleurs de remplir le formulaire TD4 (facilement disponible sur Internet) afin de vous assurer du caractère non imposable de ces compensations.

Imposition des frais de déplacement

Agence du revenu du Canada
www.cra-arc.gc.ca
Document : Guide de l’employeur – Avantages imposables T4130Références utiles
Revenu Québec
www.revenu.gouv.qc.ca
Document : Avantages imposables IN-253

Équipements de sécurité

Les indemnités/horaires versées aux salariés pour l’achat d’équipements de sécurité ne sont pas imposables au fédéral et au provincial. En effet, les deux paliers gouvernementaux spécifient que cette allocation n’est pas imposable puisqu’elle respecte les conditions suivantes :

• Elle sert à l’acquisition ou l’entretien de vêtements que l’employé doit porter en vertu de son contrat de travail
• Ces vêtements sont distincts des vêtements qu’il porte habituellement
• L’allocation n’excède pas un montant raisonnable.

Assurance-emploi

La rémunération assurable comprend le salaire, les vacances ainsi que les différentes primes versées aux salariés. La cotisation patronale ainsi que celle de l’employé sont calculées à partir de ce montant en tenant compte du maximum annuel assurable.

Les heures de travail servent à établir le droit de prestation des travailleurs et sa durée. Dans le cas d’un employé rémunéré sur une base horaire, le nombre d’heures d’emploi assurables est le nombre d’heures réellement travaillées et payées. Bien que versée en équivalent d’heure de travail, la prime pour travaux dans l’industrie lourde, lorsqu’elle est applicable, ne constitue pas une heure travaillée au sens du Règlement sur l’assurance-emploi.

Des avis écrits de l’ARC sont venus préciser que le temps de transport à partir du siège social jusqu’au chantier de même que celui prévu pour les déplacements à plus de 120 km doivent être inclus dans le calcul des heures assurables

Selon l’ARC, les heures de disponibilité sont assurables lorsque les heures d’attente sont payées à un taux égal ou supérieur au taux versé pour les heures où le travailleur a effectivement travaillé. Ce critère nous permet donc d’affirmer que les heures d’attentes payées en vertu de l’indemnité de présence prévue à l’article 18.01 de même que celles payées en vertu de l’indemnité d’intempérie prévue à l’article 18.02 sont assurables.

Rémunérations et heures assurables

* Exception : temps de transport

Références utiles
Agence du revenu du Canada
www.cra-arc.gc.ca
Document : Guide de l’employeur – Renseignements de base sur les retenues sur la paie T4001

Déduction des dépenses

La majorité des dépenses courantes et raisonnables engagées pour gagner le revenu d’une entreprise sont déductibles. Ces dépenses incluent l’ensemble des frais de déplacement prévus dans les conventions collectives. Dans le cas des frais de chambre et pension, il faut apporter certaines précisions. En effet, en vertu de la Loi sur les impôts, les frais de chambre sont entièrement déductibles alors que les frais de repas le sont à 50 %. Si les frais de repas sont imposables pour le salarié, ou s’il s’agit d’une région éloignée, c’est-à-dire que le chantier est situé à au moins 30 km de l’agglomération urbaine la plus proche comptant une population d’au moins 40 000 personnes, les limites sur les frais de repas ne s’appliquent pas. À cet égard, Revenu Québec ainsi que l’ARC adoptent la même position.

Quant à la répartition des frais de chambre et pension visant à établir la portion attribuable à la chambre et celle au repas, les ministères du Revenu provincial et fédéral n’émettent aucune directive précise à cet effet. Toutefois, nous vous suggérons d’établir une répartition raisonnable, c’est-à-dire représentative des dépenses réellement engagées par l’employé.

Remboursements des taxes

Lorsqu’ils sont consentis aux salariés dans le but de compenser des dépenses taxables, les allocations et les remboursements peuvent donner droit à l’employeur à des crédits de taxes sur les intrants (CTI) pour la TPS et à des remboursements de taxes sur les intrants (RTI) pour la TVQ. Dans le cas des allocations, celles-ci doivent être déductibles dans le calcul du revenu de l’employeur au terme de la Loi de l’impôt sur le revenu (fédérale) ainsi que de la Loi sur les impôts (provinciale). Aussi, l’allocation ne doit pas être imposable pour avoir droit à un remboursement.

Ainsi, les frais de déplacement (lorsqu’ils ne sont pas imposables) de même que l’indemnité pour les équipements de sécurité constituent des allocations admissibles à ces remboursements. La rémunération versée à titre de temps de transport ne donne pas droit à un CTI ni à un RTI, et ce, même si elle n’est pas imposable au provincial. En effet, l’ARC et Revenu Québec considèrent que ces indemnités visent à compenser le temps de déplacement plutôt que de servir à l’acquisition d’un quelconque bien taxable. Étant donné que les frais de repas sont généralement déductibles à 50 %, la moitié de la TPS et de la TVQ payée à leur égard donne droit à un CTI et à un RTI.

Certaines restrictions prévues à la Loi sur la taxe de vente du Québec s’appliquent lorsque l’entreprise a réalisé des ventes taxables qui excèdent 10 millions de dollars. En effet, les grandes entreprises ne peuvent pas obtenir de RTI pour certaines dépenses notamment celles associées au carburant ainsi que celles associées à la nourriture et aux boissons qui ne sont déductibles qu’à 50 %

Si vous choisissez de ne pas calculer, pour chaque facture, les montants de taxes exacts et le montant de la dépense réelle, vous pouvez utiliser la méthode simplifiée de calcul des CTI et des RTI. Vous avez droit à un CTI égal aux 5/105 et un RTI égal aux 9,975/109,975 du montant total d’allocation. Quant aux remboursements de dépenses, le CTI est égal aux 4/104 et le RTI égal aux 9/109 du montant total remboursé.

Référence utile
Revenu Québec
www.revenu.gouv.qc.ca
Document : Renseignements généraux sur la TVQ et la TPS/TVH - IN-203